Randevular

HaveAI'ın yerleşik randevu sistemi, hizmetlerinizi randevuya açmanızı ve kayıtları paneldeki takvimden takip etmenizi sağlar. Hizmet sürelerini, çalışma saatlerini ve rezervasyon kurallarını belirleyebilir; randevuları kendiniz ekleyebilir veya müşteri görüşmesi sırasında AI'ın oluşturduğu kayıtları yönetebilirsiniz.

Kayıtlar HaveAI takviminde görünür

Burada oluşturulan ve AI'ın müşteri görüşmesinde aldığı tüm randevular HaveAI takviminde görünür.

1. Hizmetlerinizi Randevuya Açın

Hizmetler bölümünü açın

Panelde Randevular > Hizmetler bölümünü açın.

Hizmeti bulun

Ürün ve hizmet kataloğunuzdan gelen listede ilgili hizmeti bulun.

Randevuya açın

Randevu alınabilir seçeneğini açın.

Kuralları belirleyin

Düzenle seçeneğinden süreyi ve kuralları belirleyip kaydedin.

Kataloğunuz boşsa sektörünüze uygun örnek hizmetleri ekleme seçeneğini kullanabilirsiniz. Örneklerin adını, süresini, fiyatını ve kurallarını işletmenize göre kontrol edin.

En az bir hizmet randevuya açık olmadan paneldeki yeni randevu düğmesini kullanamazsınız.

2. Hizmet Kurallarını Belirleyin

Hizmeti düzenlerken aşağıdaki alanları kullanabilirsiniz:

Ayar	Anlamı
Süre	Hizmet için ayrılan zamandır. Örneğin 30 dakikalık danışmanlık.
Ön tampon	Randevu başlamadan önce hazırlık için ayrılan boşluktur.
Son tampon	Randevu bittikten sonra ayrılan boşluktur. Örneğin 15 dakikalık hazırlık veya temizlik süresi.
Minimum haber süresi	Randevunun en az ne kadar önceden alınması gerektiğidir. Örneğin 2 saat.
En ileri rezervasyon tarihi	Kaç gün sonrasına kadar randevu alınabileceğini belirler.
Slot aralığı	Önerilen başlangıç saatlerinin aralığıdır. Örneğin 30 dakikalık aralıkta 09.00, 09.30 ve 10.00 gibi saatler sunulur.
Günlük üst sınır	İlgili hizmet için bir günde alınabilecek randevu sayısını sınırlar.
Kapasite	Aynı zaman aralığında kabul edilebilecek randevu sayısını belirler. Mevcut sürümde kişi toplamı üzerinden hesaplanmaz.
Konum	Hizmetin nerede veya hangi bağlantı üzerinden verileceğine ilişkin bilgidir.
Renk	Takvimde hizmeti ayırt etmenize yardımcı olur.

Kapasite hakkında

Ekranda "Kişi / slot" yazsa da mevcut hesaplama çakışan randevu kayıtlarını sayar. Dört kişilik bir grup tek randevu olarak değerlendirilir. Grup rezervasyonlarında kişi toplamını ayrıca kontrol edin.

Çok günlük rezervasyonlar

Süre alanında gün seçilebilse de uygun saat hesaplaması çok günlük konaklama ve rezervasyonlar için tamamlanmış bir destek sunmaz. Bu alanı çok geceli otel rezervasyonu yönetimi için kullanmayın.

3. Saat Dilimini ve Çalışma Saatlerini Ayarlayın

Randevular > Ayarlar bölümünde işletmenizin saat dilimini seçin. AI'ın tarih ve saat yorumlaması ile uygun saatlerin hesaplanması bu ayarı kullanır. Saat dilimi belirtilmemişse Europe/Istanbul esas alınır.

Aynı bölümde açık olduğunuz günleri ve her günün çalışma saatlerini belirleyin. Örneğin pazartesi–cuma 09.00–18.00 arasında hizmet veriyorsanız bu günleri açıp saatleri girin.

Çalışma saatlerinin hiç ayarlanmamış olması ile bütün günlerin kapatılması farklı sonuç verir. Hiç ayar yapılmadığında çalışma saati kısıtı uygulanmaz. Haftalık ayarı kaydedip bütün günleri kapattığınızda uygun saat sunulmaz. Randevu almaya başlamadan önce açık günleri ve saatleri açıkça belirleyin.

4. Otomatik Onay Tercihini Seçin

Randevular > Ayarlar > AI randevularını otomatik onayla seçeneği, AI'ın oluşturduğu kayıtların başlangıç durumunu belirler:

Kapalıysa: Randevu Bekliyor durumunda kaydedilir. Ekibiniz kontrol edip onaylar.
Açıksa: Randevu Onaylandı durumunda kaydedilir.

Hizmet düzenleme ekranında ayrıca onay modu seçenekleri bulunur. Mevcut AI kayıt akışı, hizmete özel bu seçenekler yerine genel otomatik onay ayarını kullanır. Onay sürecinizi genel ayara göre yönetin.

AI Nasıl Randevu Oluşturur?

Müşteri randevu istediğinde asistan hizmeti, tarihi ve saati netleştirir. Yalnızca "Randevu almak istiyorum" gibi eksik bir ifade kayıt oluşturmak için yeterli değildir.

Hizmet, somut tarih ve saat belirlendiğinde sistem uygunluğu kontrol eder. Kayıt başarılı olursa randevu HaveAI takviminde ve listesinde görünür. Başlangıç durumu genel otomatik onay ayarınıza bağlıdır.

"Talebiniz alındı" veya "uygunluk kontrol ediliyor" ifadeleriyle kesinleşmiş randevuyu birbirinden ayırın. Kaydın oluştuğunu ve onay durumunu panelden takip edin.

Örneğin müşteri "Yarın görüşebilir miyiz?" dediğinde önce hizmet ve saat netleşmelidir. "Yarın 14.30'da 30 dakikalık danışmanlık" talebi ise uygunluk kontrolüne konu olabilir.

Panelden Randevu Ekleme

Yeni randevu

Randevular bölümünde yeni randevu düğmesini kullanın.

Hizmeti seçin

Randevu alınabilir hizmeti seçin.

Tarih ve saat

Tarihi belirleyip sunulan uygun saatlerden birini seçin.

Müşteri bilgisi

Müşteri adı veya telefon bilgisini girin. Gerekiyorsa kişi sayısı ve not ekleyin.

Kontrol edip kaydedin

Başlangıç, bitiş ve durumu kontrol ederek kaydedin.

Elle açılan yeni kayıtta başlangıç durumu Onaylandı olarak gelir; kaydetmeden önce değiştirebilirsiniz.

Uygun saat bulunmuyorsa çalışma günlerini, saatlerini, rezervasyon kurallarını ve mevcut randevuları kontrol edin.

Panel, bazı uygunluk uyarılarında yine de kaydetme seçeneği sunabilir. Bu seçeneği kullanmak ilgili kuralları aşar. Normal kullanımda uygun saatlerden birini seçin.

Takvim ve Liste Görünümleri

Takvimde ay, hafta, gün ve ajanda görünümleri arasında geçiş yapabilirsiniz. Randevuya tıklayarak ayrıntılarını açabilirsiniz.

Renkler iki bilgiyi ayırt etmenize yardımcı olur: durum rengi randevunun durumunu, sol kenar rengi hizmeti gösterir. Kaynak bilgisi, kaydın AI tarafından mı yoksa elle mi oluşturulduğunu belirtir.

Liste görünümü müşteri, hizmet, tarih, kaynak ve durumu birlikte gösterir. Mevcut liste en fazla 100 kayıt getirir; daha eski kayıtları bulmak için takvimde ilgili döneme gidin.

Randevu Durumları

Durum	Anlamı
Bekliyor	Kayıt oluşturulmuş, onay bekliyor.
Onaylandı	Randevu onaylanmış.
Tamamlandı	Hizmet veya görüşme tamamlanmış olarak işaretlenmiş.
İptal	Randevu iptal edilmiş.
Gelmedi	Müşteri randevuya gelmemiş olarak işaretlenmiş.

Durumu liste üzerindeki seçim alanından değiştirebilirsiniz. Durum bilgisini güncel tutmak, ekibinizin bekleyen ve tamamlanan işleri ayırt etmesini kolaylaştırır.

Randevuyu Düzenleme veya İptal Etme

Randevuyu açarak tarihini, saatini, müşteri bilgilerini, kişi sayısını veya notunu düzenleyebilirsiniz. İptal edilen bir görüşmenin kaydını korumak için durumunu İptal olarak değiştirin. Silme işlemini kullanmadan önce doğru kaydı seçtiğinizden emin olun.

Kaydetmeden önce

Randevunun saatini değiştirirken, süresini uzatırken veya iptal edilmiş kaydı yeniden onaylarken yeni zaman aralığının tamamını takvimden kontrol edin. Bu işlemlerde otomatik uygunluk kontrolüne güvenerek ilerlemeyin.

Sektöre Uygun Adlandırma

Ekrandaki bazı terimler sektörünüze göre değişir. Otelde "Rezervasyon" ve "Oda / Hizmet", restoranda "Masa Rezervasyonu", eğitim alanında "Ders / Hizmet" gibi adlar görebilirsiniz.

Bu adlandırma, ekranı işletmenizin diline yaklaştırır. Hizmet süresi, kapasite ve çalışma saatlerini yine kendi işleyişinize göre ayarlamanız gerekir.

Randevu Görünmüyorsa

Önce doğru tarih aralığını görüntülediğinizden emin olun. Ardından hizmetin randevuya açık olduğunu, çalışma saatlerini ve saat dilimini kontrol edin.

AI üzerinden yapılan bir talepte hizmet, tarih veya saat eksik kalmış olabilir. Talep kaydedilmişse Bekliyor durumunda bulunabilir. Konuşmadaki bilgiyle takvimdeki kaydı birlikte inceleyin.

İlgili Konular

🛍️