Записи

Встроенная система записи HaveAI позволяет открыть услуги для бронирования и отслеживать записи в календаре панели. Вы можете задать длительность услуг, часы работы и правила бронирования; добавлять записи сами или управлять записями, которые ИИ создаёт во время диалога с клиентом.

Записи отображаются в календаре HaveAI

Все записи, созданные здесь или оформленные ИИ во время диалога с клиентом, отображаются в календаре HaveAI.

1. Откройте услуги для бронирования

Откройте раздел Услуги

Откройте раздел Записи > Услуги в панели.

Найдите услугу

Найдите нужную услугу в списке из вашего каталога товаров и услуг.

Откройте для записи

Включите опцию Доступно для записи.

Задайте правила

В опции Редактировать задайте длительность и правила и сохраните.

Если каталог пуст, можно использовать опцию добавления примерных услуг под вашу отрасль. Проверьте название, длительность, цену и правила примеров под вашу компанию.

Без хотя бы одной услуги, открытой для записи, вы не сможете использовать кнопку новой записи в панели.

2. Задайте правила услуги

При редактировании услуги можно использовать следующие поля:

Настройка	Значение
Длительность	Время, отведённое на услугу. Например, консультация на 30 минут.
Буфер до	Промежуток, отведённый на подготовку до начала записи.
Буфер после	Промежуток, отведённый после окончания записи. Например, 15 минут на подготовку или уборку.
Минимальное уведомление	За какое время как минимум нужно записаться. Например, 2 часа.
Самая дальняя дата брони	Определяет, на сколько дней вперёд можно записаться.
Интервал слотов	Интервал предлагаемых времён начала. Например, при интервале 30 минут предлагаются времена 09:00, 09:30 и 10:00.
Дневной лимит	Ограничивает число записей на услугу за день.
Вместимость	Определяет, сколько записей можно принять в один и тот же временной слот. В текущей версии не рассчитывается по общему числу человек.
Место	Сведения о том, где или по какой ссылке будет оказана услуга.
Цвет	Помогает отличать услугу в календаре.

О вместимости

Хотя на экране написано «Человек / слот», текущий расчёт считает пересекающиеся записи. Группа из четырёх человек считается одной записью. При групповых бронированиях проверяйте общее число человек отдельно.

Многодневные брони

Хотя в поле длительности можно выбрать дни, расчёт доступности не даёт полной поддержки для многодневного проживания и броней. Не используйте это поле для управления многодневными бронями отелей.

3. Настройте часовой пояс и часы работы

В разделе Записи > Настройки выберите часовой пояс вашей компании. Интерпретация ИИ даты и времени и расчёт доступных слотов используют эту настройку. Если часовой пояс не указан, используется Europe/Istanbul.

В том же разделе задайте дни, в которые вы открыты, и часы работы для каждого дня. Например, если вы оказываете услуги с понедельника по пятницу с 09:00 до 18:00, включите эти дни и введите часы.

Ситуация, когда часы работы вообще не заданы, и когда закрыты все дни, дают разный результат. Когда настройка не сделана, ограничение по часам работы не применяется. Когда вы сохраняете недельную настройку и закрываете все дни, доступный слот не предлагается. Прежде чем начать принимать записи, явно задайте открытые дни и часы.

4. Выберите настройку автоподтверждения

Опция Записи > Настройки > Автоподтверждение записей ИИ определяет начальный статус записей, которые создаёт ИИ:

Если выключено: запись сохраняется в статусе Ожидает. Ваша команда проверяет и подтверждает её.
Если включено: запись сохраняется в статусе Подтверждено.

На экране редактирования услуги также есть опции режима подтверждения. Текущий поток записей ИИ использует общую настройку автоподтверждения вместо этих опций для конкретной услуги. Управляйте процессом подтверждения согласно общей настройке.

Как ИИ создаёт запись?

Когда клиент запрашивает запись, ассистент уточняет услугу, дату и время. Неполной фразы вроде просто «Хочу записаться» недостаточно для создания записи.

Когда услуга, конкретная дата и время заданы, система проверяет доступность. Если запись успешна, она появляется в календаре и списке HaveAI. Начальный статус зависит от вашей общей настройки автоподтверждения.

Отличайте подтверждённую запись от фраз вроде «Ваш запрос получен» или «проверяется доступность». Отслеживайте создание записи и её статус подтверждения в панели.

Например, когда клиент говорит «Можем поговорить завтра?», сначала нужно уточнить услугу и время. Запрос же «консультация на 30 минут завтра в 14:30» может быть предметом проверки доступности.

Добавление записи из панели

Новая запись

Используйте кнопку новой записи в разделе Записи.

Выберите услугу

Выберите услугу, доступную для записи.

Дата и время

Задайте дату и выберите один из предложенных доступных слотов.

Сведения о клиенте

Введите имя или телефон клиента. При необходимости добавьте число человек и заметку.

Проверьте и сохраните

Проверьте начало, окончание и статус и сохраните.

В созданной вручную записи начальный статус приходит как Подтверждено; вы можете изменить его перед сохранением.

Если доступный слот не найден, проверьте рабочие дни, часы, правила бронирования и существующие записи.

При некоторых предупреждениях о доступности панель всё равно может предложить опцию сохранения. Использование этой опции обходит соответствующие правила. При обычном использовании выбирайте один из доступных слотов.

Виды календаря и списка

В календаре можно переключаться между видами месяца, недели, дня и повестки. Нажав на запись, можно открыть её детали.

Цвета помогают различать две вещи: цвет статуса показывает статус записи, а цвет левого края — услугу. Сведения об источнике указывают, создана ли запись ИИ или вручную.

Вид списка показывает клиента, услугу, дату, источник и статус вместе. Текущий список возвращает не более 100 записей; чтобы найти более старые, перейдите к нужному периоду в календаре.

Статусы записи

Статус	Значение
Ожидает	Запись создана, ожидает подтверждения.
Подтверждено	Запись подтверждена.
Завершено	Услуга или встреча отмечена как завершённая.
Отменено	Запись отменена.
Не пришёл	Клиент отмечен как не явившийся на запись.

Статус можно изменить в поле выбора в списке. Поддержание статуса в актуальном виде облегчает вашей команде различать ожидающие и завершённые задачи.

Редактирование или отмена записи

Открыв запись, вы можете отредактировать её дату, время, сведения о клиенте, число человек или заметку. Чтобы сохранить запись об отменённой встрече, измените её статус на Отменено. Прежде чем использовать удаление, убедитесь, что выбрали правильную запись.

Перед сохранением

При изменении времени записи, продлении её длительности или повторном подтверждении отменённой записи проверьте весь новый временной слот в календаре. В этих действиях не полагайтесь на автоматическую проверку доступности.

Наименование под отрасль

Некоторые термины на экране меняются в зависимости от вашей отрасли. В отеле вы можете увидеть названия вроде «Бронирование» и «Номер / Услуга», в ресторане — «Бронь столика», в образовании — «Урок / Услуга».

Это наименование приближает экран к языку вашей компании. Длительность услуги, вместимость и часы работы вам всё равно нужно настроить под собственную работу.

Если запись не отображается

Сначала убедитесь, что просматриваете правильный диапазон дат. Затем проверьте, что услуга открыта для записи, и проверьте часы работы и часовой пояс.

В запросе, сделанном через ИИ, услуга, дата или время могли остаться неполными. Если запрос был сохранён, он может быть в статусе Ожидает. Изучите сведения в диалоге вместе с записью в календаре.

Связанные темы

🛍️